Description du poste
Lien hiérarchique : l'agent est rattaché à la Direction des Ressources Humaines, sous l'autorité hiérarchique (N+1) de la Coordinatrice des secrétariats médicaux.
Liens fonctionnels :
- Cheffe de pôle et cheffe de pôle adjointe
- Chefs de service et médecins responsables des unités fonctionnelles
- Cadre de pôle, cadres supérieurs de santé, cadres de santé
- Secrétaires médicales
- Directions fonctionnelles
- Equipes pluri-professionnelles
- Interlocuteurs internes et externes au CH du Rouvray
La secrétaire de pôle assure le secrétariat, la coordination et le soutien médico-administratif du pôle, en lien direct avec les médecins, cadres, psychologues, DRH, DAM, DIM et les unités de soins. Elle garantit la fluidité de l'information, le suivi administratif, l'organisation logistique et l'analyse des données participant au bon fonctionnement du pôle.
MISSIONS PRINCIPALES :
- Gestion administrative et secrétariat : accueils physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs ; Gestion des agendas et organisation des réunions (convocations, ordres du jour, salles) ; Rédaction et diffusion de courriers, notes, comptes-rendus et documents internes au pôle ; Classement, archivage et gestion documentaire du pôle.
- Appui médico-administratif : collecte et suivi des tableaux de service des médecins, transmissions et validations ; Suivi des documents des psychologues nécessitant une validation médicale ; Commande, suivi et traçabilité des ordonnanciers ; Gestion prévisionnelle des congés (médecins et secrétaires) ; Gestion du tableau d'astreintes Unacor (planification, coordination, diffusion) ; Gestion de la signature électronique (préparation, suivi, relances et archivages).
- Analyse et suivi de données : création de questionnaires (Sphinx, Word) ; Analyse approfondie, extraction d'informations pertinentes ; Rédaction de synthèses et comptes-rendus pour les médecins et cadres ; Participation aux visioconférences, prise de notes et suivi des actions.
- Gestion du personnel médical et psychologique : création et mise à jour des fiches de poste pour les médecins et psychologues ; Publication sur Mstaff et coordination avec DRH/DAM ; Organisation des entretiens professionnels (convocations, dossiers, plannings) ; Tri et analyse des CV, transmission des candidatures pertinentes ; Contact avec les candidats et organisation des rendez-vous médicaux ; Préparation des fiches de recrutement et d'affectation, suivi des signatures.
- Coordination et communication : interface centrale avec médecins, cadres, psychologues, DRH, DAM, DIM et unités ; Transmission synthétisée, fiable et sécurisée des informations ; Participation aux projets organisationnels et démarches qualité du pôle.
- Organisation logistique et missions diverses : réservation des accueils café et gestion logistique lors des réunions importantes ; contribution à l'organisation de réunions, conférences et évènements internes/externes ; Soutien ponctuel à l'organisation de manifestations du pôle.
- Gestion documentaire et outils : mise à jour des protocoles, procédures et documents qualité ; Utilisation quotidienne des outils bureautique, logiciels internes et plateformes numériques (signature électronique, visioconférences, messagerie interne, intranet).
Autres détails
Profil recherché
SAVOIRS :
- Maîtrise avancée des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et plateformes numériques.
- Connaissance du fonctionnement médico-administratif d’un pôle hospitalier.
- Techniques d’expression écrite et orale.
- Méthodologie d’analyse, de synthèse et de restitution de données.
- Processus de gestion documentaire, d’archivage et de qualité.
- Règles de confidentialité, secret professionnel et gestion des données sensibles.
SAVOIR-FAIRE :
- Utiliser efficacement les outils informatiques, intranet, internet et logiciels internes.
- Prendre des notes rapidement, rédiger et mettre en forme des documents en autonomie.
- Organiser, planifier et prioriser plusieurs activités simultanément.
- Filtrer et orienter les appels et demandes internes ou externes.
- Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs avec clarté et professionnalisme.
- Gérer tableaux, plannings, échéanciers, bases de données.
- Appliquer les consignes et procédures tout en faisant preuve d’initiative.
- Rechercher des informations pour alimenter dossiers, suivis et projets.
SAVOIR-ÊTRE ET COMPORTEMENTS PROFESSIONNELS :
- Discrétion, confidentialité et respect du secret professionnel.
- Diplomatie, courtoisie, sens du service et excellente capacité relationnelle.
- Rigueur, méthode, organisation et fiabilité.
- Esprit d’initiative, autonomie et proactivité.
- Gestion du stress, réactivité et adaptabilité.
- Esprit d’équipe, coopération et sens de la communication.
- Professionnalisme, maîtrise de soi et posture adaptée face aux interlocuteurs variés.
Description de l'établissement
Le Centre Hospitalier du Rouvray est le 2ème établissement de santé de France spécialisé dans la lutte contre les maladies mentales intervenant sur le territoire de la Métropole Rouen Normandie, Elbeuf, Pays de Caux et Pays de Bray.
Il propose une offre de prévention, diagnostic, soin, réadaptation et réinsertion sociale. Il est composé de 2 pôles d’activité composés de structures ambulatoires, d’équipes mobiles et d’unités d’hospitalisation à temps complet. Il dispose de nombreux services spécialisés (addictologie, troubles de l’humeur complexes, schizophrénies résistantes, troubles du spectre de l’autisme, prévention du suicide…).
Des centres ressources et de formation sont également mis en place : autisme, pour intervenants auprès d’auteurs de violences sexuelles, prévention et gestion de la crise suicidaire, soins infirmiers.
Le Centre Hospitalier du Rouvray dispose également d’un département recherche.
Le Centre Hospitalier du Rouvray place la diversité et l’égalité des chances au cœur de ses préoccupations et s’engage dans ses recrutements à ne sélectionner les candidats que sur la base de critères professionnels.
Dans le cadre de sa politique de recrutement, une attention particulière est portée à la valorisation des parcours professionnels, notamment à travers la possibilité de reprise d’ancienneté selon les dispositions réglementaires en vigueur.
Le Centre Hospitalier du Rouvray place la diversité et l’égalité des chances au cœur de ses préoccupations et s’engage à ne sélectionner les candidats que sur la base de critères professionnels.
Toutes nos offres sont accessibles aux personnes en situation de handicap.
Le Centre Hospitalier œuvre en faveur de leur inclusion, notamment grâce à son conventionnement avec le FIPHFP.